Jedną z podstawowych funkcji programu jest wprowadzanie dokumentów: faktur sprzedaży, faktur zakupu oraz innych, na przykład umów, protokołów czy gwarancji. Z tego artykułu dowiesz się, jakimi sposobami dodasz dokumenty, czym każdy z nich się charakteryzuje i jak zaplanować ten proces w swojej firmie.
Jakie masz sposoby dodawania dokumentów?
Dokumenty wprowadzisz na cztery sposoby:
- przez formularz: Wystaw dokument, gdy wystawiasz fakturę sprzedaży, albo Wprowadź dokument, gdy wprowadzasz fakturę zakupu,
- przez OCR – dodajesz do programu pliki, na przykład faktury elektroniczne, zdjęcia albo skany, a program odczytuje z nich treść,
- przez import plików JPK_FA oraz plików w formacie 3.0 – tylko dla faktur sprzedażowych,
- przez wpisanie danych bezpośrednio w module księgowym.
Co daje formularz Wystaw dokument i Wprowadź dokument?
- wystawisz faktury sprzedaży i wprowadzisz faktury zakupu,
- dla faktur sprzedaży wybierzesz typy dokumentów: faktury, proformy, zaliczki, faktury korygujące, faktury marża, paragony oraz dokumenty pozostałe,
- dla faktur zakupu wybierzesz typy dokumentów: faktury, faktury korygujące, faktury VAT-RR oraz dokumenty pozostałe,
- skrócisz czas wprowadzania danych, gdy skorzystasz z bazy kontrahentów, produktów czy listy rachunków bankowych,
- zautomatyzujesz wystawianie faktur, gdy skorzystasz z funkcji Wystaw podobną oraz z faktur cyklicznych,
- spersonalizujesz wygląd faktury, gdy ustawisz typ wydruku, logo czy wersję językową.
Co daje funkcja OCR?
- automatycznie odczytuje dane z wprowadzonych skanów i faktur elektronicznych,
- pozwala wybrać, jakie dane program ma odczytać: wszystkie pozycje produktowe albo tylko podsumowanie,
- ułatwia pracę, gdy przygotujesz zbiorcze skany wielu faktur, jedno- lub wielostronicowych,
- pozwala wprowadzać dokumenty na trzy sposoby: w programie, przez wysłanie plików na adres dokumenty@skanuj.to albo przez hot-folder w Module Integracji OCR.
Więcej o funkcji OCR znajdziesz w instrukcjach:
- Jak przygotować plik do OCR?
- Jak dodać dokument do przetworzenia?
- Jak przeprowadzić weryfikację dokumentu?
- Jak przygotować hot-folder?
- Jak nauczyć OCR odczytywania faktur od konkretnego dostawcy?
- Grupowanie pozycji po stawce VAT
Co daje import plików JPK_FA i formatu 3.0?
- wczytasz wiele dokumentów kilkoma kliknięciami,
- nie musisz konfigurować ustawień ani instalować dodatkowych aplikacji.
Szczegóły znajdziesz w instrukcji:
Co daje dodawanie wpisów w module księgowym?
- jest dostępne, gdy korzystasz z modułu Księgowość i księgujesz dokumenty w programie,
- pozwala szybko wprowadzić wpis bezpośrednio do listy dokumentów zaksięgowanych, bez wcześniejszego rejestrowania go w module Dokumenty,
- pozwala przypisać reguły księgowe już na etapie wprowadzania dokumentu.
Szczegóły znajdziesz w instrukcji:
Jak zaplanować dodawanie dokumentów w firmie?
Sprawnie działający proces dodawania dokumentów oszczędza czas. Zanim go ustalisz, odpowiedz sobie na kilka pytań.
- Czy będziesz wystawiać faktury sprzedaży w programie? Jeśli tak, przejdź do ustawień firmy (kliknij w ikonę awatara w prawym górnym rogu i wybierz Dane i ustawienia) i skonfiguruj zakładki: Numeracje dokumentów, Dokumenty, Szablony przypomnień oraz Rachunki bankowe.
- W jaki sposób będziesz dodawać dokumenty kosztowe: ręcznie czy przez OCR?
- Jeśli planujesz korzystać z OCR, jak będziesz dodawać pliki: w programie, przez e-mail czy przez hot-folder?
- Czy masz do zaimportowania faktury historyczne z innego systemu? Jeśli tak, skorzystaj z OCR albo zaimportuj dane z pliku JPK_FA lub w formacie 3.0.
- Czy potrzebujesz prowadzić w programie prosty obieg dokumentów? Jeśli tak, włączysz tę funkcję dla faktur wprowadzanych ręcznie oraz przez OCR. Szczegóły znajdziesz w instrukcji Obieg dokumentów (workflow) – lista dokumentów do akceptacji.
Zaktualizowano