Żeby wykorzystać możliwości OCR, dobrze przygotuj dokumenty, które wczytasz do programu. Faktury elektroniczne w formacie PDF są gotowe do dodania od razu, a faktury papierowe zeskanuj. Każdą fakturę zeskanujesz do osobnego pliku albo wszystkie zbiorczo do jednego.
Na co zwrócić uwagę przy skanowaniu?
- wykonaj skan czarno-biały albo w odcieniach szarości,
- ustaw rozdzielczość skanu na 200 dpi albo 300 dpi,
- korzystaj z podajnika dokumentów. Faktury skanowane z szyby bywają lekko obrócone, co utrudnia odczyt,
- pilnuj, żeby plik nie przekraczał 50 MB, a liczba stron nie była większa niż 50,
- używaj formatów: pdf, jpg, png oraz tiff.
Zdarzają się szczególne przypadki, w których te wytyczne się nie sprawdzą, ale stosowanie się do nich daje najlepsze rezultaty. Im lepszej jakości skan przygotujesz, tym dokładniej program odczyta dane z faktur.
Jakie błędy popełnia się najczęściej?
Ucięta część treści dokumentu – plik musi zawierać pełną treść dokumentu, bez ubytków.
Obrócony obraz dokumentu – zeskanuj fakturę prosto.
Niedbale wykonany skan – im gorsza jakość skanu, tym mniej skuteczny odczyt.
Dodatkowe elementy zasłaniające treść – uważaj, żeby spinacze, zszywki, ślady dziurkacza, pieczątki, doklejane karteczki czy odręczne notatki nie zasłaniały istotnych danych faktury.
Zeskanowanie zniszczonej faktury oraz zbyt wysoka rozdzielczość – przy zniszczonym dokumencie program ma problem z rozpoznaniem tekstu. Zbyt wysoka rozdzielczość uwypukla zagniecenia, ubytki papieru, pieczątki oraz opisy na odwrocie, co utrudnia odczyt. Optymalne ustawienie to 200 albo 300 dpi.
Dokument zawierający pismo ręczne – program nie odczytuje pisma ręcznego.
Kilka paragonów na jednej stronie – zeskanuj każdy paragon na osobnej stronie PDF albo w osobnym dokumencie. Program nie wyodrębni z jednej strony kilku różnych dokumentów.
Zdjęcie, na którym widać inne przedmioty – gdy robisz zdjęcie faktury, zadbaj, żeby był na nim wyłącznie dokument.
Jeden dokument w kilku plikach – dodaj dokument do OCR w jednym pliku. Gdy trafi w kilku, na etapie weryfikacji będziesz ręcznie scalać strony faktury, co wydłuży pracę.
Faktura dodana razem z załącznikami – gdy razem z fakturą skanujesz inne dokumenty, na przykład umowę, protokół czy rozliczenie, trafią one do programu. Jeśli są zbędne, pomiń je na etapie skanowania.
Zaktualizowano